Há muitos aspectos que podem distinguir um escritório contábil de outro, mas sem dúvida há diferenciais que podem ser decisivos. Confira!
Nos dias de hoje, a contabilidade tem uma importância que não se restringe apenas à organização e ao controle dos tributos e imposto. São diferenciais de um escritório contábil ser parte de uma estratégia de gestão empresarial voltada à integração de outros setores da organização com a contabilidade.
Exatamente por isso, a escolha de um escritório contábil deve ser feita com cuidado. Isso porque, além de significar um repasse de informações confidenciais da empresa, a escolha de um escritório deve estar alinhada ao tipo de negócio, com as respectivas demandas e necessidades.
Há muitos aspectos que podem distinguir um escritório contábil de outro, mas sem dúvida há diferenciais que podem ser decisivos. Selecionamos alguns deles para você conferir:
1. Estar devidamente registrado em órgão competente
Um registro aparentemente simples como esse é muito significativo: demonstra a credibilidade do escritório contábil porque torna evidente suas atividades em meio ao mercado, deixando claro que não são prestadores de serviço desconhecidos.
O Sescon (Sindicato das Empresas de Consultoria, Assessoramento, Perícias, Informações, Pesquisas e Serviços Contábeis) é o órgão que representa os interesses da categoria das empresas de assessoria contábil, valendo-se da já conhecida importância das representações sindicais para as várias categorias empresariais em atuação.
Quanto ao profissional contador, o ideal é que esteja registrado no órgão regulador da profissão, CRC (Conselho Regional de Contabilidade) do respectivo estado em que atua.
2. Estar atento às atualizações
Aos poucos tem se tornado fundamental possuir uma ferramenta tecnológica de gestão contábil. Diante dos avanços da tecnologia em múltiplos campos, é urgente possuir um sistema para a gestão da contabilidade, tendo em vista que notas fiscais e outros tributos são predominantemente emitidos digitalmente.
Um escritório contábil atento às atualizações é aquele que tanto busca aprimorar o uso da ferramenta, quanto se mostra atento a alterações da legislação que afetem a operação contábil da empresa. Um software de gestão contábil é útil por possibilitar o envio de documentos de forma eletrônica, agilizando muito o trabalho dos contadores e, consequentemente, do escritório de assessoria contábil.
3. Ter um canal de comunicação aberto
É um requisito básico, mas na prática a comunicação deficiente, ou mesmo inexistente, é uma realidade comumente enfrentada pelo cliente em relação a vários prestadores de serviços. É frustrante não ter dúvidas e questões respondidas, portanto é um grande diferencial o escritório possuir um canal de comunicação aberto e que efetivamente funcione.
Haver plenas possibilidades de comunicação entre o cliente e o escritório de contabilidade representa mais agilidade para a resolução de questões que, eventualmente, possam surgir. Assim sendo, dar respostas rápidas (seja por e-mail, telefone, através do site ou por mensageiros) e apresentar resoluções dentro de tempo hábil pode distinguir bastante o seu escritório contábil dos demais.
4. Trabalhar com segmentos específicos
Isso vai determinar o manejo de uma contabilidade mais específica. Afinal, há tipos de empresas com obrigações fiscais diferenciadas. Um escritório contábil que trabalha com um determinado nicho, provavelmente, conhecerá detalhes do negócio mais profundamente e saberá propor soluções mais eficientes, alcançando melhor desempenho diante de imprevistos.
Optar pela especialização não significa fechar as portas para empresas de outros segmentos, mas sim oferecer aos clientes que precisam de atenção especial, por conta de legislações específicas, um atendimento personalizado e ágil no sentido de esclarecer as dúvidas e apontar os melhores caminhos em cada circunstância.
5. Disponibilizar consultoria financeira
É um apoio naquele momento de tomar uma decisão mais complexa. Se um escritório contábil oferece esse tipo de serviço, certamente o cliente terá um benefício a mais quando precisar conhecer detalhes da contabilidade de seu negócio para esclarecer se é hora de realizar um investimento ou mesmo fazer um bom planejamento.
Muitos contadores, inclusive, se destacam hoje no mercado justamente por propor um trabalho que vá além da simples conferência de documentos ou pagamento de tributos. Ter um papel proativo ajuda bastante, especialmente no caso de empresas que estão em fase de crescimento ou expansão.
6. Ter contadores bem qualificados
A qualidade da equipe é um grande diferencial. Um escritório contábil que tenha profissionais reconhecidamente eficientes poderá justificar o custo dos honorários e a forma como estes são cobrados. Boa qualidade é sempre uma ótima opção, melhor até do que a quantidade em muitas ocasiões.
Você pode apostar as suas fichas na qualificação por meio da contratação de profissionais atualizados ou buscando você mesmo novos cursos e formações. Não cuide apenas dos aspectos técnicos, preste atenção também na área administrativa. Gerenciar o próprio negócio também pode ser uma de suas missões e, para isso, é preciso ter conhecimento suficiente para tomar as melhores decisões.
7. Usar softwares de gestão eficientes
Seu trabalho precisa ser ágil e demandar o menor tempo possível. Porém, isso não significa que as coisas possam ser feitas de qualquer maneira. Buscar a automação em tarefas de rotina e a integração com os sistemas usados pelos seus clientes é essencial. É nesse momento que entram em cena os softwares de gestão contábil.
A Sage, por meio do Sage Business Cloud NF-e, oferece uma solução completa para os escritórios de contabilidade e para os seus clientes. O emissor de notas fiscais da Sage é completamente online, conta com certificado digital incluso, suporte a qualquer hora e tem um valor de mensalidade acessível até mesmo para pequenas empresas. Apresentar soluções como essas para os seus clientes pode representar não apenas ganhos para eles, mas também melhorias na sua rotina de trabalho.
8. Faça um planejamento estratégico
Quais são as perspectivas de médio e longo prazo para o seu escritório contábil? Embora lidem com o planejamento de muitas empresas, há diversos escritórios que esquecem de fazer a lição de casa e acabam colocando em segundo plano o seu próprio planejamento estratégico. Isso resulta em um crescimento desordenado, muitas vezes atendendo a clientes que estão completamente fora do escopo de trabalho.
Para evitar que isso ocorra, é fundamental se reunir com os seus sócios e gestores para traçar as metas para os meses e anos seguintes. Quando há um direcionamento no trabalho, as chances de que você atinja as metas propostas são maiores do que quando sua companhia apenas pega serviços de forma indeterminada. Atender mais clientes não significa, necessariamente, aumentar o faturamento na mesma proporção. Busque nichos e clientes mais rentáveis e não tente “acumular” todos os negócios que aparecem pela frente.
9. Seja mais proativo
Algumas soluções de relacionamento, focadas nas necessidades de escritórios contábeis, permitem que seus clientes façam a abertura de solicitações por meio de um portal online. Além disso, esse tipo de ferramenta avisa seu pessoal em caso de pendências tanto dos clientes quanto dos atendentes, agiliza e centraliza a troca de arquivos, guias, documentos e publicações, dentre outras funções. Tudo isso somado pode evitar que o cliente e seu escritório sejam surpreendidos por terem falhado no pagamento ou envio de algum tipo de obrigação fiscal e contábil.
O modelo de contador que só presta serviços quando solicitado ou que apenas envia as guias para que o cliente pague e não se preocupa em verificar demais pendências está mais que ultrapassado e logo desaparecerá do mercado. Por essa razão, é preciso adotar uma postura proativa, indo além da prestação de serviços esperada pelo cliente. Quanto mais serviços o seu escritório puder agregar a um atendimento, mais valioso será o trabalho prestado.
Se você está constantemente buscando oferecer um atendimento de maior qualidade para os seus clientes, saiba que se tornar um parceiro deles, no sentido mais completo do termo, é um dos melhores caminhos. Muitas oportunidades de serviços se abrem quando você se mostra disposto a pensar além do que as empresas esperam.
A lista não para por aí
Como você pôde perceber, conselhos não faltam para que o seu escritório apresente diferenciais no mercado em relação aos concorrentes. A lista poderia ser muito mais extensa, mas é essencial também manter o foco. Não adianta tentar implantar todas as mudanças de uma só vez e não conseguir dar conta de tudo. É ideal que você analise cada situação e trabalhe individualmente as formas de melhoria.
Um bom escritório contábil é aquele que consegue estar em constante evolução, ficando atento às movimentações do mercado, além de proporcionar diferenciais competitivos para os seus clientes. Lembre-se: mais do que apenas cumprir as funções básicas do mundo contábil, um bom escritório pode ajudar os clientes a aumentarem o seu faturamento ou a diminuir os custos operacionais.
Sua empresa deve funcionar com um braço direito das companhias a que atende, transformando-se em uma grande parceira de negócios. Só assim você terá a garantia de que os seus clientes, ainda que necessitem de trabalhos pontuais, provavelmente se manterão fieis a você por uma longa data.
E então, o seu escritório contábil já possui todos esses diferenciais? Acha que deixamos alguma dica importante de fora da lista? Deixe um comentário e compartilhe conosco as suas ideias.
