Tudo que você precisa saber sobre NF-e
Prestar contas para o Governo Federal com relação ao faturamento é uma obrigação de todas as empresas, independentemente do tamanho e de sua modalidade de atuação. Por isso, é preciso compreender o que é a nota fiscal eletrônica e quais são as suas características para que nenhum detalhe passe despercebido.
Porém, o trabalho de envio de informações e a posterior conferência dos dados sempre consumiu um bom tempo das entidades governamentais. Com o avanço da tecnologia, a adoção de novas plataformas tornou tudo mais simples. Visando facilitar a vida dos empresários e agilizar a conferência e o cruzamento de dados foi criada a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Essa ferramenta traz inúmeros benefícios para as empresas e sua adoção é praticamente obrigatória.
Neste artigo super especial, vamos trazer todos os detalhes sobre as Notas Fiscais Eletrônicas, abordando tudo que você precisa saber sobre o assunto. A ideia é que esse conteúdo se torne uma referência para empresários, gestores e profissionais de contabilidade no sentido de sanar todas as dúvidas sobre o tema.
O que é Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?
A NF-e é uma sigla para Nota Fiscal Eletrônica. Esse documento foi criado como uma das prerrogativas do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e tem como objetivo substituir a versão tradicional de papel das notas fiscais.
A NF-e substitui a Nota Fiscal Modelo 1 e 1-A por completo, ou seja, como Nota Fiscal de Entrada, nas operações de importação e exportação, nas operações interestaduais e nas operações de remessa simples. A versão eletrônica do documento permite que a Secretaria da Fazenda monitore todas as etapas do processo de circulação de mercadorias, o que resulta em maior segurança e agilidade na fiscalização.
No Brasil, a Nota Fiscal Eletrônica está em vigor desde 2006, mas ano após ano ela ganhou modernizações e novas versões. Apesar de mais de uma década de existência, a implantação da NF-e foi gradativa ao longo desse período e em 2018 a versão 4.0 entrou em vigor.
NF-e 4.0
Saiba tudo que mudou
Adoção do protocolo de segurança TLS 1.2 (ou superior)
Novidade nos campos FCP com Substituição Tributária
Campo I05d - “Indicador de Escala Relevante”
Identificação do valor referente ao percentual de ICMS
Preenchimento de dados com os valores de troco
Possibilidade de informar a forma de pagamento
Criação do grupo “Rastreabilidade de produto”
Grupo X alterado para inclusão de novas modalidades de frente
Para que serve a Nota Fiscal Eletrônica?
A ideia por trás das notas fiscais eletrônicas é documentar, de forma ágil e automatizada, as transações comerciais entre pessoas jurídicas, e em vendas online de pessoas jurídicas para pessoas físicas. A proposta é que todos os dados sejam disponibilizados online, tanto para consulta por parte do empresário quanto pela Receita Federal.
Para que tudo funcione a contento e não haja nenhum risco de fraude, entra em cena a certificação digital. Ela é a responsável por autenticar o diálogo entre o software instalado nas máquinas da sua empresa e os servidores da Receita Federal.
Quais as vantagens e benefícios de uma Nota Fiscal Eletrônica?
São muitas as vantagens de migrar para as notas fiscais eletrônicas. A primeira delas, e a mais óbvia de todas, é o fato de que não há gastos com papel, pois todo o processo passa a ser feito de forma digital. Ou seja, você verá redução de custos com material de escritório na sua empresa. Ainda que esse valor não seja tão alto assim, é sabido que qualquer redução nos custos operacionais é sempre bem-vinda.
Outro aspecto importante é a agilidade que ela traz para os processos. É muito mais rápido emitir uma nota fiscal eletrônica e, posteriormente, se torna muito mais simples a consulta. Esse aspecto reduz a burocracia e diminui também a necessidade de armazenamento de notas em papel.
Por fim, não podemos deixar de lembrar que, graças à assinatura digital, a nota é válida juridicamente em qualquer circunstância, tanto para o emissor quanto para o receptor — como também para o Ministério da Fazenda.
Essas características facilitam a integração desse documento com os demais softwares de gerenciamento de fluxo de caixa da empresa. Sua companhia ganha benefícios em termos logísticos pela agilidade, economiza tempo pela automação de muitas tarefas e economiza dinheiro. Pontos positivos bastante convincentes, não é mesmo?
Quais são os tipos de Nota Fiscal Eletrônica?
Além da NF-e propriamente dita, emitida quando há a venda de um produto, existem também outras modalidades de notas fiscais eletrônicas.
Conhecer as particularidades de cada uma delas é fundamental para que seja feita a correta emissão nas devidas circunstâncias em que elas se aplicam.
O que é a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)?
A NFS-e é a nota fiscal emitida quando ocorre a prestação de um serviço. Ela documenta o pagamento pela realização de uma atividade, mas não a transferência de uma mercadoria. No caso dos MEIs, só existe a obrigação de emitir nota fiscal na venda de produtos se o cliente em questão for uma pessoa jurídica.
Para o consumidor final Pessoa Física, isso não se faz necessário. Porém, quando a ideia é emitir a nota fiscal eletrônica, a coisa fica um pouco mais complicada – e o recurso infelizmente não está disponível para todos.
Para que as empresas possam emitir uma nota fiscal eletrônica, elas precisam ter um certificado digital. No entanto, no caso dos MEIs, pelo fato de eles se enquadrarem no Simples Nacional, não existe uma regra nacional.
Nesse caso, será preciso seguir a legislação estadual e municipal do domicílio da empresa. E é aí que entra a despadronização, já que cada estado tem as suas regras.
O que é a Nota Fiscal ao Consumidor (NFC-e)?
Trata-se da Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica, que substitui a nota fiscal de venda ao consumidor modelo 2 e o cupom fiscal emitido pelo Emissor de Cupom Fiscal (ECF). Essa modalidade surgiu como parte do SPED Fiscal, sistema que visa informatizar e agilizar todas as transações entre empresas e consumidores e entre empresas e a Receita Federal.
A boa notícia é que a adoção da NFC-e elimina de uma vez por todas a necessidade da nota fiscal de venda ao consumidor modelo 2 e o cupom fiscal. A principal vantagem disso é que com o DANFE (Documento Auxiliar da NF-e) impresso o documento pode ser emitido por impressoras comuns, dispensando assim a necessidade de equipamentos certificados (e mais caros).
O que é o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)?
O principal objetivo do Conhecimento de Transporte Eletrônico é permitir que seja documentado, para fins fiscais, a prestação do serviço de transporte de cargas, seja ela feita por qualquer um dos modais: rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário ou dutoviário.
O documento tem validade jurídica graças à assinatura digital do emitente, cuja recepção e autorização de uso são controladas pelo Fisco.
É importante lembrar que um CT-e é válido em todos os estados brasileiros e mais o Distrito Federal. Porém, a sua importância se mostra ainda maior quando falamos dos benefícios que o CT-e é capaz de trazer para os emitentes e para os contadores.
O que é o Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico (MDF-e)?
A sigla MDF-e significa Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico e ele foi criado para simplificar a burocracia que existe no sistema de transporte de cargas. Assim, a versão eletrônica substitui o sistema impresso que era utilizado até então, com o Manifesto de Carga Modelo 25 e a CL-e (Capa de Lote eletrônica).
Todas as empresas que prestam serviços de transporte devem, obrigatoriamente, emitir um MDF-e. A exigência se aplica ainda tanto a aquelas companhias que utilizam veículos próprios quanto para os que lançam mão de frotas arrendadas ou contratadas (como no caso dos transportadores autônomos).
